01_電子納品: 2007年12月アーカイブ

こんにちは、代表の福留です。
今日は、弊社が行っている電子納品物の受託製作業務について記載させて頂きます。

私が言うのもなんですが弊社では、

　　・電子納品の要領・基準を知り尽くし、
　　・ソフトウェアの利用方法も知り尽くし、
　　・ハードウェアも利用方法も知り尽くしております。

ソフトウェアを作って販売してサポートを提供しているわけですから、当たり前ですが・・

その弊社が電子納品の受託制作業務を行う際に、どのようにやるかを今日はご案内します。

※要するに、なんにも準備していなくて、紙しかない状態で最も早く仕上げる方法です。

１）スキャンの準備を行う

　　何が大変て、これが大変。ホッチキスを外す。製本していものをばらす。
　　終わったら元の状態に戻す

２）スキャンを行う

　　ここがポイントです。

　　カラー複合機より、プッシュスキャンを行います。
　　（データを一旦、本体にためるのでなく、作業用のクライアントPCに
　　ダイレクトにスキャンして格納します。）

　　
　　この際に、後から作業がし易いようにファイル名に連番がつくようにします。

　　又、スキャン先は、現場図書館 for DocuWorksで管理されているフォルダを
　　自動指定しておきます。

３）スキャン文書の仕分け

　　施工管理の手引きに従ったフォルダ体系に文書を仕分けします。
　　　↓　こんな感じのフォルダが自動で作られていますので、該当箇所に仕分けます。

　　00.工事特記仕様書
　　01.施工計画書
　　02.工事打合せ簿
　　　　1.指示
　　　　2.協議
　　　　3.通知
　　　　4.承諾
　　　　5.提出
　　　　・・・
　　　　・・・
　　　　・・・
　　・・・・・・・・

４）文書への属性情報付け
　　
　　３）の作業で仕分けした時点で、基本となる属性情報は実は
　　自動で付加されています。　←　現場図書館 for DocuWorks　の機能です。

　　従って、ここでは主に件名の変更と、日付（発行日等・・）の変更
　　のみを行います。

　　従来はここの作業が、大変でしたがこの方法だと、さほど大変では
　　ありません。

５）電子納品用データの吐き出し

　
　DocuWorksプラグインの吐き出し機能をつかって、一気に全部電子納品用として
　吐き出します。

　この際にPDF変換が必要な場合は、PDFで吐き出します。

　この作業が、PCが勝手にやるので、吐き出しながら別な業務を実際は
　行っています。

６）チェック、並び替え

　
　５）の作業が完了したら電子納品編集ツールで、データのチェックを行います。
　

　打合せ簿やその他資料で、情報の不足箇所などは基本的にあり得ない作りに
　なっています。前工程で、自動入力されているためです。

　
　並び替えは、時系列などにボタンひとつで完了です。

７）最終成果吐き出し

　
　写真データの成果品などをマージして、最終成果をデスクトップ等に
　吐き出します。

８）CD-ROM作成

　規定のとおり、ISOの規格でCD-Rに焼き付けて
　インクジェットプリンターで、ラベルの印字を行い、テプラーでCDカバー用の
　ラベルを作成すれば完了です。
　

本来であれば、日々蓄積したものが電子納品の形態になっている
状態が理想です。

そうは言っても、年度末が近づくにつれ、どうしようかと思っている
お客様は、この方法の伝授もできれば、この方法での受託製作も可能ですから
一度、弊社へご相談してみてください。

最適な方法をアドバイスさせて頂きます。